
Se remettre d'un arrêt des opérations est une expérience unique. Pouvons-nous limiter la douleur et en tirer des bénéfices ?
Les opérations peuvent être lentes actuellement, mais reprendront tôt ou tard.
Des circonstances très inhabituelles ont provoqué l'arrêt et la reprise le sera probablement aussi.
Chez Pinqkerton, notre expérience la plus proche (issue d'une vie antérieure) de ce que nous pourrions vivre prochainement est un transfert de processus d'un lieu à un autre. Forts de cette expérience, nous pensons que ce rétablissement nécessitera une bonne dose de planification, mais qu'il représente une opportunité d'apprendre et de progresser.
Dans le cas d'un transfert de processus, la majeure partie du démarrage (c'est-à-dire de la récupération) à l'extrémité réceptrice dépend de l'arrêt et du transfert de connaissances.
Les différences avec aujourd'hui sont (i) cet arrêt a été potentiellement organisé un peu à la va-vite (ii) la compréhension du processus qui n'a pas été développée avant l'arrêt ne sera pas disponible pour la reprise.
Nous espérons que les expériences, informations et conseils recueillis auprès de diverses sources (principalement de l’industrie alimentaire) et partagés ci-après vous fourniront au moins une idée concrète qui vous aidera à récupérer plus rapidement et mieux.
Nous commençons donc par une évaluation de l’état du processus après l’arrêt et la mise en quarantaine, ce que nous en savons et construisons les connaissances manquantes.
À quoi prêtent attention les entreprises qui connaissent des fermetures saisonnières ?
Un arrêt a un certain nombre de conséquences :
- L'eau cesse de circuler : sa qualité baisse
Cela peut être une préoccupation puisque l’eau est utilisée, entre autres, pour le nettoyage - Zones humides : humidité, condensation, eau résiduelle.. conduisent à la prolifération microbienne et au développement de biofilms
72h est souvent utilisé comme référence dans l'industrie agroalimentaire comme limite d'action pour déclencher un relavage. (max 24h est un objectif) - Zones sèches : des croûtes se forment et les lavages standards ne suffisent pas à les éliminer
La croûte restante servira d’ancrage pour un nouveau biofilm ou une autre contamination - Nuisibles : l'établissement connaît un calme inhabituel depuis une durée inhabituellement longue et des visiteurs inhabituels sont à prévoir
- La sécheresse endommage les joints ou d’autres pièces…
- L’humidité favorise la contamination du système d’aération, des bouches d’aération…
- Une température non contrôlée entraîne un vieillissement prématuré des matériaux, une détérioration…
Les bonnes pratiques de fermeture des exploitations agricoles saisonnières suggèrent des mesures génériques et importantes pour leur redémarrage. Elles comprennent :
- Vider/purger toutes les lignes et tous les conteneurs
- Appliquer les procédures de nettoyage les plus rigoureuses, par exemple un lavage alcalin suivi d'un rinçage acide. Si possible, laisser sécher et refermer, ou laisser dans une solution protectrice, par exemple à l'acide peracétique.
- Fermer tous les réseaux (air comprimé, eau, CO2, etc.)
- Démonter tous les équipements pouvant l'être, avant inspection et lavage : raccords, boîtiers de filtres, échangeurs de chaleur, etc.
- Frotter toutes les surfaces accessibles, y compris l’intérieur des cuves et des silos, dans des conditions sûres.
- Isoler et fermer les emballages des matières commencées, (si possible, mettre sous vide)
- Fermez les drains pour éviter la remontée de micro-organismes contaminants
- Installer des grilles pour éviter la montée ou l'entrée des rongeurs
- Faire le point et prévenir les pillages/cambriolages
Que savons-nous qui est important pour le rétablissement ?
Nous connaissons au moins deux choses importantes : le processus et la sensibilité du produit à la contamination, dont la combinaison se reflète dans les rendements de production historiques et/ou les lots gâtés.
L'hygiène dès la conception exige que l'extérieur et l'intérieur de tous les équipements et tuyauteries soient auto-videurs ou drainables. Sur les surfaces externes, tout liquide doit être dirigé loin de la zone principale de production. Les règles de conception incluent le choix des matériaux de construction et d'autres considérations parfois spécifiques au secteur.
Certains de nos défauts de conception peuvent être détectés par l’observation, comme les zones de stagnation de l’eau qui indiquent des vulnérabilités potentielles à la contamination.
C'est maintenant l'occasion de regarder, de découvrir et de s'améliorer.
Notre historique de production est également une source d'information. La documentation et/ou l'expérience personnelle nous indiquent quel produit intermédiaire ou fini, quel réservoir, quel fournisseur ou quelle étape du processus a été utilisé. le plus problématique.
Si ces points sensibles de production présentent un risque de contamination plus élevé dans des conditions normales, ils sont probablement encore plus douloureux lors de la récupération.
On peut penser à des actions telles que le renforcement de l’inspection, l’évitement (récupérer en fabriquant d’abord d’autres produits « plus faciles », avant de fabriquer les plus compliqués) ou encore la mise à niveau du procédé.
Cette dernière option, selon notre expérience, doit être considérée avec prudence en raison de deux propositions contradictoires :
- Premièrement, si nous connaissons un point faible dans une chaîne et que nous savons que les temps à venir seront difficiles, alors le traiter pourrait augmenter nos chances de réussite. C'est une bonne préparation.
- D'un autre côté, apporter des changements à une situation de crise, lorsque les ressources sont limitées et qu'il est difficile de réfléchir clairement, pourrait paralyser toute l'organisation en cas d'imprévu. C'est prendre des risques inutiles.
La décision pourrait être prise en tenant compte du rapport « risque/bénéfice », du retour sur investissement et de notre capacité à bien faire les choses du premier coup ?
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Tous les éléments de ce tableau sont personnalisables, y compris la granularité des critères et des évaluations. Cela peut faciliter une évaluation qui peut être expliquée, partagée et alimenter un plan de redressement. Une version plus complète peut également servir de point de départ à une feuille de route opérationnelle à plus long terme, avec des objectifs annuels d'amélioration du score.
Comment savons-nous que nous sommes rétablis ?
Pour les processus et procédures validés, les indicateurs clés de performance sont connus, les limites acceptables sont spécifiées, etc.
Le redémarrage pourrait ressembler à une promenade de santé (relativement)
La réponse à cette question est d'autant plus difficile que l'historique des données est insuffisant ou partiel. En l'absence de mesures ou de spécifications permettant d'identifier ce qui est normal, satisfaisant ou amélioré, rappelons-nous Peter Drucker : « Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas l'améliorer »
Les données historiques manquantes peuvent être construites à cette occasion.
Avant le redémarrage effectif, nous pouvons tester les points de contrôle critiques, les points d'utilisation, l'eau à différentes étapes de purification et de stockage, etc. qui donneront un point de référence utile pour évaluer l'efficacité du nettoyage et des autres activités de récupération.
Il y a de fortes chances que ces données soient à nouveau utiles, et encore pendant des années.
Prêchons une seconde pour nos produits : les testeurs nomades peuvent vraiment s'avérer utiles dans ces circonstances.
Quelques points d'attention
- Les récents comptes rendus publics d’entreprises qui ont réussi à fonctionner pendant cette période de confinement, l’une dans l’alimentation et l’autre dans le PCP, ont tous deux souligné l’importance de la communication.
Leur argument est que pour qu’un groupe fonctionne dans des conditions inhabituelles, chacun a plus que jamais besoin d’être et de se sentir écouté, considéré et dirigé plutôt que géré.
Dans ces expériences, l’énergie et la créativité libérées ont vraiment fait la différence.
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Ces grandes entreprises disposaient également d'une vaste expérience et d'une documentation riche, constituant ainsi une vaste boîte à outils dans laquelle elles pouvaient puiser. Voici quelques exemples qui pourraient nous être utiles :
- Attention au lavage sur des biofilms ou croûtes sèches bien installées : commencer le lavage par une phase froide pour éliminer les résidus organiques et surtout protéiques qui à chaud coagulent sur les parois et sont très difficiles à éliminer, et forment alors des points d'accroche pour les dépôts et biofilms ultérieurs.
- Attention aux systèmes d'air, aux prises d'air et à l'introduction dans le processus.
- Surveiller les fines (poussières d'origines diverses, vecteurs de contamination croisée de l'environnement entre zones) dans les ateliers. Où sont générées ces fines ? Où circulent-elles ?
Les endroits où se déposent les fines risquent d'abriter des contaminations qui pourraient s'adapter, devenir résistantes au processus d'assainissement, notamment dans les points morts du processus. - Est-il prévu de retravailler les modifications ? Comment ont-elles été stockées ? Où seront-elles introduites dans le processus ?
- Atmosphères : la température a-t-elle baissé ? Était-ce seulement lorsque tout était sec ? Y a-t-il eu de la condensation ?
- Une inspection scrupuleuse est nécessaire avant de redémarrer
Dans de nombreux cas, les inspections visuelles constituent le principal, voire le seul moyen, de vérifier qu’un critère particulier est respecté, même dans le cadre d’activités normales.
Former le nouveau personnel ou normaliser les limites acceptables n'est pas toujours simple pour ces contrôles visuels. À cette fin, construire une bibliothèque de différents défauts, étiquetés « acceptables » ou « non » peut être très utile.
Il existe de rares occasions d’enrichir ces bibliothèques et un redémarrage en est probablement une.
Nous trouvons que prendre des photos avec un smartphone est une solution intelligente. Peu coûteuse, elle peut s'avérer très utile.
- Recueillir des données
Un niveau de test inhabituellement élevé peut être souhaitable pour vous assurer, ainsi que les auditeurs potentiels, que le processus est à nouveau sous contrôle.
Dans le cas de matériaux et/ou procédés sensibles, des écouvillons seront nécessaires ne serait-ce que pour mesurer le TVC (Total Viable Counts) et quelques indicateurs spécifiques au processus d'hygiène, à des points sensibles identifiés lors d'une inspection avant reprise.
Il en va de même pour l’eau de rinçage des équipements pour les surfaces internes des équipements.
L'identification des germes trouvés permettrait d'utiliser des agents nettoyants bien ciblés pour leur efficacité spécifique et à la dose efficace ainsi que de réaliser une cartographie végétale.
La cartographie est utile pour déterminer l'origine et les mouvements des contaminants sur un site. Si nous connaissons la flore présente dans l'eau de procédé, celle provenant généralement d'une matière première et celle provenant de la peau, nous la trouvons. une contamination dans un produit, l'origine de la contamination est plus facile à rechercher.
Cette approche appliquée en routine peut s'avérer fastidieuse pour certaines activités, en raison (i) du coût des tests trop élevé par rapport à la valeur du produit et (ii) du fait que les résultats des prélèvements ou des tests de l'eau de rinçage CIP (avant et éventuellement après le second lavage) ne seraient connus qu'après la reprise de la production. Ce retard peut exposer à une décision difficile : que se passerait-il si un résultat inquiétant était trouvé rétrospectivement, après la reprise de la production, et ne répondait pas aux critères de libération ?
C'est peut-être pour cette raison que certains fabricants considèrent que le premier lot, examiné, doit être jeté quoi qu'il arrive.
Mais une telle approche pourrait être acceptable dans un mode « étude » de reprise lors du prochain démarrage, pour améliorer notre compréhension du processus, ce qui est une source d'améliorations et d'économies futures durables.
Où sont les opportunités dans tout ça ?
Comme l’a souligné cette semaine un expert en gestion de la chaîne d’approvisionnement, nous vivons une opportunité de nous améliorer de plusieurs manières :
- Financièrement : parce que la trésorerie est la priorité numéro 1 à l'heure actuelle, la rentabilité à court terme mise à part, si nous regardons notre activité concentrée uniquement sur les flux de trésorerie actuels et futurs, nous pouvons révéler des améliorations : contraction de la chaîne d'approvisionnement, redimensionnement des lots et des équipements, reconsidération de la valeur d'un canal de vente ou d'un type de client particulier
- Ventes : certaines entreprises ne survivront probablement pas à cette vallée de la mort malheureusement, ce qui ouvre de nouveaux marchés pour celles qui survivent
- Organisation : observer le temps entre la prise de décisions importantes et leur réalisation.
Qu’est-ce qui ralentit le processus : les communications, la planification, l’adaptation des opérations, le manque d’automatisation ? - Stratégique : développer l'agilité et la résilience.
Quel est notre processus d'anticipation et de prise de décision ? Comment fonctionne-t-il lorsque notre vision de l'avenir n'est pas claire ?
Les habitudes de consommation, les comportements au travail et les modèles économiques post-crise pourraient être différents : pariez sur quelques scénarios, préparez une réponse et appuyez sur la gâchette lorsque l'un des paris devient réalité.
Conclusion
Plusieurs dirigeants d’entreprises réputées s’accordent à dire que la reprise économique est une opportunité de devenir plus agile et résilient.
Cela correspond à notre expérience en matière de transferts de processus.
Cela commence par l'observation de nos processus, de notre organisation et de nos flux de trésorerie afin d'identifier les vulnérabilités. Cela se poursuit par l'anticipation, l'adaptation et la mesure des progrès.
Cela peut sembler être le genre de réflexion conceptuelle exclusive aux grandes entreprises, mais ces opportunités ne sont-elles pas réelles pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur activité ?
Comme pour des vacances exceptionnelles, ces journées exceptionnelles appellent à observer, photographier, comparer, pour ramener chez soi de nouvelles habitudes et idées, dont on se nourrira longtemps.
Merci d'avoir lu ceci.Nous aimerions vous lire, partager et vous aider !
…et rappelez-vous,
Q : Pourquoi le germe a-t-il traversé le microscope ?
A : Pour passer à l'autre diapositive !